Autonominen suunnittelu

Autonominen suunnittelu on erikseen ostettava lisäominaisuus, jonka avulla työntekijät voivat itsenäisesti suunnitella vuoronsa esihenkilön määrittelemien vaihtoehtojen perusteella. Jos olet kiinnostunut, ota yhteyttä myyntiin: myynti@hrsuunti.fi

Valmistelut

Ottaessasi autonomisen suunnittelun käyttöön HRSuunti Net -ohjelmassa, seuraavat valmistelut tarvitsee suorittaa yhden kerran.

Työntekijöiden asetukset

Oletusarvoisesti työntekijällä ei ole oikeutta osallistua autonomiseen suunnitteluun. Laita asetus päälle kaikille työntekijöille, joiden haluat pystyvän valitsemaan omia vuorojaan autonomisen suunnittelun aikana. Asetus löytyy siirtymällä ylävalikosta Työntekijät-näkymään ja klikkaamalla HRMobi-painiketta.

Vahvuuslaskenta

Varmista, että vahvuuslaskennan asetukset on syötetty. Navigoi ylävalikosta Asetukset-sivulle ja valitse sivuvalikosta Vahvuuslaskenta. Esim. alla olevan kuvan perusteella, jos vuoro osuu kello kymmeneen, lasketaan se aamuvuoroksi.

Tarkemmat ohjeet Vahvuuslaskennan käyttöön löytyvät täältä.

Autonomisen suunnittelun asetukset

Siirry seuraavaksi asetukset-sivun sivuvalikosta kohtaan Autonominen suunnittelu (vain pääkäyttäjän nähtävillä). Tällä sivulla voit valita, mitkä poissaolokoodit ovat työntekijöiden käytössä heidän suunnitellessaan vuorojaan autonomisen suunnittelun tilassa. Lisäksi voit päättää, näkevätkö työntekijät toistensa vuorojen sekä vuoro- ja lomatoiveiden infot/selitteet. Paina lopuksi Tallenna muutokset.

Huom. Nämäkin asetukset vaikuttavat koko organisaatioon.

Tarvepohja

Autonomisessa suunnittelussa käytettävät vuorot on kätevintä määritellä tarvepohjan avulla. Katso tarkemmat ohjeet tarvepohjan luontiin täältä.

Autonominen vuorolistan suunnittelu

Vuorolistan luonti

Luo uusi vuorolista klikkaamalla ylävalikosta Vuorolista ja alavalikosta Luo uusi vuorolista. Valitse aiemmin luomasi tarvepohja käyttöön. Varmista, että tarverivi on näkyvissä klikkaamalla tarvittaessa Tarve-nappia. Ota myös vahvuuslaskenta näkyviin Näytä-valikon alta. Vahvuuslaskuri kertoo sekä vahvuuteen laskettavat työvuorot, että tavoitevahvuuden, joka taas lasketaan tarverivin perusteella.

Tarvittaessa muokkaa tarverivin vuoroja, jos vuorotarpeet eroavat tarvepohjalta kopioiduista vuoroista, esim. arkipyhän osuessa vuorolistalle.

Kun haluat avata listan autonomisen suunnittelun tilaan, klikkaa yläriviltä autonomisen suunnittelun ikonia ja vahvista toiminto aukeavasta ikkunasta. Ikoni muuttuu vihreäksi, kun autonominen suunnittelu on päällä.

Niin kauan kun autonominen suunnittelu on päällä, esihenkilö ei voi muokata työntekijöiden vuoroja, poikkeuksena työntekijät joille ei ole annettu oikeutta osallistua autonomiseen suunnitteluun.

Työntekijän vuorojen syöttö

Työntekijä näkee HRMobin etusivulla, että yksi lista on avattu hänelle autonomiseen suunnitteluun. “Autonominen suunnittelu”-sivulta työntekijä löytää linkin, jolla hän pääsee sisään HRSuunti Net -ohjelmaan.

Työntekijälle aukeaa pelkistetty vuorolistanäkymä, jossa hänen oma rivinsä on ylimpänä. Klikkaamalla vuoroa aukeaa valikko, josta voi valita päivän tarpeisiin perustuvan työvuoron tai poissaolokoodin. Työvuoro-vaihtoehtojen tekstit perustuvat vahvuuslaskennan asetuksiin.

Työntekijä voi valikosta lisätä myös vuorolleen lisäinfon. Aiemmin määrittelemäsi asetuksen perusteella tämä info näkyy muille työntekijöille tai pelkästään esihenkilöille.

Jos muut ovat jo ehtineet syöttää vuorojaan, työntekijä voi halutessaan seurata alalaidan vahvuuslaskurista, mihin vuoroihin kaivataan tekijöitä ja missä on jo liikaa. Mikään ei kuitenkaan estä ylittämästä vahvuuslaskurin tavoitevahvuutta ja jättämästä konfliktien ratkontaa esihenkilön vastuulle (tällä vältetään “nopeat syövät hitaat” -periaate).

Kun kaikki vuorot on syötetty, työntekijä voi palata HRMobiin klikkaamalla ylhäältä koti-kuvaketta. Jos useampi lista on autonomisen suunnittelun tilassa samanaikaisesti, navigointi listojen välillä tapahtuu palaamalla HRMobiin ja valitsemalla eri listan sitä kautta.

Esihenkilön viimeistely

Kun työntekijät ovat syöttäneet vuoronsa, esihenkilö voi jälleen klikata autonomisen suunnittelun ikonia ottaakseen toiminnon pois päältä. Tässä vaiheessa ohjelma kehottaa lataamaan listan tulosteen talteen. Tämän tarkoituksena on säilyttää tieto siitä, miltä lista näytti ennen esihenkilön viimeistelyä. Tieto voi olla hyödyllinen, mikäli joku työntekijä kokee esimerkiksi, että hän joutuu liian usein vaihtamaan valitsemaansa vuoroa konfliktitilanteessa.

Kun autonominen suunnittelu on pois päältä, esihenkilö voi jälleen vapaasti muokata vuoroja. Jos johonkin vuoroon on liikaa tai liian vähän tekijöitä, voi esihenkilö tehdä korjaavia toimenpiteitä. Helpoin tapa vaihtaa vaikkapa aamuvuoro iltavuoroksi on klikata tarverivin iltavuoroa hiiren oikealla painikkeella, valita valikosta Kopioi vuoro, klikata sitten vaihdettavaa aamuvuoroa hiiren oikealla painikkeella ja valita Liitä vuoro. Huom: Älä käytä tähän tarkoitukseen tarvevuorojen Siirrä vuoro tai Siirrä vuoro työntekijälle -toimintoja, sillä ne poistavat siirrettävän tarvevuoron, mikä vaikuttaa vahvuuslaskennan tavoitevahvuuksiin.

Vahvuuslaskenta sivun alalaidassa kertoo myös värein, miten vuorot vastaavat tarveriviä. Keltainen vahvuus vaatii lisää tekijöitä, punaisessa on liikaa ja vihreässä juuri oikea määrä. Esihenkilön tulee siis saada koko rivi vihreäksi.

Kun lista on valmis, se voidaan julkaista työntekijöille normaaliin tapaan klikkaamalla maapallo-kuvaketta.